Inge, esto te va a ayudar a justificar adecuadamente tus inversiones en tecnología, ya sea que tengas presupuesto y te haga subir tus puntos de profesionalismo o que no lo tengas y te haga poner en jaque a los financieros pues no dejas margen, o te asignan recursos o asumen ellos el riesgo.
Lo barato sale caro, es un dicho popular pero que mejor que plasmarlo en documentos que con matemáticas simples lo demuestren sin lugar a dudas.
Si bien (o mal) las inversiones en TI suelen ser vistas como costos elevados y difíciles de justificar, especialmente ante áreas como finanzas y dirección general, el enfoque cambia cuando se demuestra que la tecnología no solo reduce el riesgo, sino que impacta positivamente la productividad y, a largo plazo, puede evitar costos significativos.
Poniéndonos serios, esperamos que este blog te proporcione métodos y fórmulas para demostrar el valor real de estas inversiones en términos económicos, enfocándote en seguridad y reducción de incidencias.
Te toca hacer la chamba Inge… vamos a darle valor a nuestro trabajo y esperamos ayudarte en el proceso con los siguientes conceptos que expondremos a continuación que suenan más pomadosos que difíciles:
- Costo Total de Propiedad
- Retorno de la Inversión
- Costo de la Productividad Perdida
- Reducción de Riesgo y Costo de Incidencias
- Cálculo del Tiempo de Retorno
1. Costo Total de Propiedad (TCO)
El Costo Total de Propiedad (TCO) ayuda a visualizar el gasto total de una inversión en TI en lugar de solo el costo inicial. El TCO incluye:
- Costos de adquisición (hardware, software, implementación).
- Costos de operación (soporte técnico, actualizaciones).
- Costos de mantenimiento (reemplazo de piezas, soporte).
Fórmula:
Ejemplo Práctico: Supón que implementas un nuevo servidor:
- Costo de Adquisición: $50,000.00
- Costo de Operación (anual): $20,000.00
- Costo de Mantenimiento (anual): $15,000.00
Para un período de 5 años, el TCO sería:
TCO= 50,000+(20,000×5)+(15,000×5) = 50,000 + 100,000 + 75,000 = $225,000
Este cálculo muestra que el costo inicial de $50,000 es solo una parte de la inversión total. Así, puedes justificar una inversión más alta si implica menores costos de operación y mantenimiento.
Por ejemplo, un servidor de $100,000 con un menor costo de operación y mantenimiento nos daría en 5 años:
- Costo de Adquisición: $100,000.00
- Costo de Operación (anual): $10,000.00
- Costo de Mantenimiento (anual): $8,000.00
Para un período de 5 años, el TCO sería:
TCO= 100,000+(10,000×5)+(8,000×5) = 100,000 + 50,000 + 40,000 = $190,000
2. Retorno de la Inversión (ROI)
El Retorno de la Inversión (ROI) es una de las métricas más utilizadas para demostrar el valor de una inversión en TI. Muestra la relación entre el beneficio neto obtenido y el costo de la inversión. El Beneficio Neto sería la Ganancia – Costo de Inversión entre el Costo de Inversión.
Fórmula:
Ejemplo Práctico: Imagina que una nueva herramienta de monitoreo reduce el tiempo de inactividad en un 20%, lo cual ahorra $300,000 en productividad perdida cada año. La inversión inicial es de $115,000.
El ROI en un año sería:
ROI = (300,000−115,000) / 115,000 × 100 = 160.86%
Un ROI del 100% significaría que en un año la inversión se paga sola, pero si resulta que coomo en éste caso es de 160% quiere decir que en el lapso de un año se obtuvieron “ganancias” o “reducción de costos” que mejoraron el retorno lo cual es un argumento poderoso a favor de la compra.
3. Costo de la Productividad Perdida
Cuando no se invierte en infraestructura adecuada, el riesgo de incidentes aumenta. Cada falla afecta la productividad, y al cuantificar este impacto, se justifica el gasto en tecnología de calidad.
Ejemplo Práctico: Supón que un fallo en la red impide que 100 empleados trabajen durante 2 horas. Si el salario promedio es de $70/hora:
Costo de la Productividad Perdida = 100 x 2 x 70 = $ 14,000.00
Si multiplicamos esto por más horas al año, por ejemplo 60 horas:
Costo de la Productividad Perdida = 100 x 60 x 70 = $ 420,000.00
Ésto da una excelente perspectiva de cómo las horas de productividad justifican fácilmente el adquirir servicios que mitiguen esos costos.
4. Reducción de Riesgo y Costo de Incidencias.
Invertir en ciberseguridad o en soluciones de alta disponibilidad reduce el riesgo de incidentes graves (por ejemplo, ataques cibernéticos). El costo de cada incidente puede cuantificarse y compararse con el gasto en tecnología preventiva.
Fórmula:
Ejemplo Práctico: Un ataque de ransomware podría tener los siguientes costos:
- Recuperación: $200,000
- Productividad Perdida: $800,000
- Daños a la Reputación (pérdida de clientes): $500,000.00
Entonces:
Costo de Incidencia = 200,000 + 800,000 + 500,000 = $1,500,000.00
Si invertir $400,000 en una estrategia ciberseguridad reduce el riesgo de este incidente en un 50%, el valor de la inversión es evidente.
5. Cálculo del Tiempo de Retorno (Payback Period)
El Tiempo de Retorno calcula el tiempo que toma recuperar una inversión, ideal para justificar proyectos de TI con beneficios a largo plazo.
Fórmula:
Ejemplo Práctico: Un sistema de respaldo automático cuesta $120,000 y ahorra $400,000 anuales al evitar pérdidas de datos.
Tiempo de Retorno = $120,000 / $ 400,000 = 0.3 años
Esto significa que en 3 o 4 meses se recuperaría la inversión.
Conclusión: Invertir en TI vs. Optar por Opciones Baratas
Una inversión en TI bien justificada puede reducir riesgos, aumentar la productividad y ofrecer beneficios medibles. Estas fórmulas y ejemplos te ayudarán a documentar el valor de la tecnología en términos financieros y estratégicos.
Al demostrar el impacto real en costos, incidencias y productividad, es más fácil hacer que dirección general y finanzas comprendan que la inversión en TI es crucial para el éxito sostenible.
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